Document Registration/Archives
Presso la Scuola è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il servizio è affidato all’unità di staff di secondo livello Supporti istituzionali – Ufficio Studi e Servizi Informativi.
Il servizio svolge i seguenti compiti:
- Gestisce l'assegnazione e lo smistamento di competenza della corrispondenza alle UOR e lo smistamento della corrispondenza tra uffici di carattere informativo
- Garantisce le attività di registrazione di protocollo attraverso un sistema di gestione informatica dei documenti
- Gestisce l’accesso ai documenti da parte di utenti interni ed esterni all’amministrazione
- Cura la redazione e l'aggiornamento del titolario di classificazione
- Cura il trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
- Garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo
- Gestisce il registro di emergenza.
L’archivio è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dalla Scuola nello svolgimento delle proprie attività e nell’esercizio delle proprie funzioni.
L’archivio è unico ma per esigenze gestionali si suddivide in: corrente, di deposito e storico.
Per la consultazione di documenti giacenti nell’archivio corrente e di deposito è possibile fare richiesta mediante le opportune procedure di accesso
L’archivio storico, costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni, è di competenza del centro biblioteca e archivi
