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Scuola Normale Superiore di Pisa

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Spese da effettuarsi in economia della Scuola

REGOLAMENTO PER LE SPESE DA EFFETTUARSI IN ECONOMIA DELLA SCUOLA
Emanato con Decreto direttoriale n. 194 del 22 aprile 2011,
affisso in pari data all’Albo Ufficiale Elettronico e in vigore dal 23 maggio 2011

Art.1 (Ambito di applicazione e principi)
1.1 Il presente regolamento disciplina l’acquisizione di beni, servizi e lavori in economia ai sensi dell’art. 125 del dlgs n. 163 del 2006, recante il Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE (di seguito “Codice dei contratti”) e del connesso DPR n. 207 del 2010, recante il Regolamento di esecuzione ed attuazione del Codice dei Contratti (di seguito “Regolamento nazionale”), da parte dell'amministrazione centrale e delle altre strutture della Scuola.
1.2 Le acquisizioni in economia avvengono nel rispetto del principio di programmazione e dell’utilizzo dei vigenti sistemi di razionalizzazione delle spese.
1.3 La Scuola può adottare propri sistemi di acquisizione telematica di beni, servizi e lavori (e-procurement), contratti aperti, accordi quadro, sistemi dinamici di acquisizione nonché forme associative o consortili.
1.4 Al fine di conseguire obiettivi di efficacia, efficienza o adeguatezza, talune procedure di acquisizione o fasi di esse possono essere affidate alla gestione di una o più strutture oltre quelle previste dagli artt. 3 e 10.

TITOLO I
LAVORI DA EFFETTUARSI IN ECONOMIA
DA PARTE DELL'AMMINISTRAZIONE CENTRALE

Art.2 (Tipologie di lavori eseguibili in economia)
2.1 Possono essere effettuati in economia tutti i lavori rientranti nelle categorie generali e nei limiti di importo definiti dall’art. 125 comma 6 e s.m.i. del Codice dei contratti. Possono altresì essere effettuati in economia i servizi di ingegneria e architettura, nel rispetto della specifica normativa applicabile.
2.2 Contestualmente all'approvazione del bilancio di previsione vengono distintamente individuati gli stanziamenti per gli interventi da eseguire in economia, per ciascuna categoria di lavori, da imputarsi sui diversi capitoli di bilancio.
2.3 Il programma annuale dei lavori, previsto dalla legislazione vigente, è corredato dell'elenco dei lavori da eseguire in economia per i quali è possibile formulare una previsione ancorché sommaria. I quadri economici degli interventi indicati nel programma annuale recano le somme destinate a ciascun intervento.

Art.3 (Competenze)
3.1 Le procedure di affidamento e di esecuzione in economia di cui all’art. 2.1. sono gestite dalla struttura competente in base agli atti generali di organizzazione.
3.2 Il dirigente responsabile della struttura di cui al comma precedente:
a) individua la procedura di scelta del contraente tra quelle previste dal Codice dei contratti;
b) adotta i provvedimenti amministrativi e gli atti negoziali;
c) nomina e coordina i responsabili dei procedimenti e, su proposta di questi ultimi, nomina i direttori dei lavori e gli altri soggetti previsti dalla normativa;
d) provvede all’individuazione del contraente e alla formalizzazione dell’atto di cottimo;
e) può delegare ai responsabili dei procedimenti o ad altri funzionari la sottoscrizione di provvedimenti e di atti;
f) svolge ogni altra funzione attribuitagli dalla normativa vigente.
3.3 Tutte le fasi degli interventi di lavori in economia si svolgono sotto la responsabilità del responsabile del procedimento di cui alla lettera c) del comma precedente, che esercita le funzioni attribuite dalla normativa vigente.

Art.4 (Modalità di effettuazione dei lavori in economia)
4.1 I lavori in economia possono essere eseguiti:
a) in amministrazione diretta, secondo le modalità di cui all’art. 5;
b) mediante affidamento a terzi con cottimo fiduciario, secondo le modalità di cui agli artt. 6 e seguenti.

Art.5 (Amministrazione diretta)
5.1 I lavori in amministrazione diretta sono eseguiti senza l'intervento di alcun imprenditore; in tali casi l'Amministrazione si avvale di personale, materiale, utensili e mezzi propri; può inoltre acquistare o noleggiare direttamente, previa acquisizione di uno o più preventivi, materiali, mezzi, utensili e quanto altro occorrente, fissando il corrispettivo per l'acquisto ed il noleggio.
5.2 I lavori in amministrazione diretta non possono comportare una spesa complessiva, nell'anno finanziario, superiore a quella stabilita dal Codice dei contratti.
5.3 Il responsabile del procedimento deve tenere apposito registro ove sono indicati la tipologia e la data del lavoro richiesto, la data di effettuazione del lavoro stesso ed il materiale utilizzato. Il registro, numerato in ogni pagina e vidimato dal Responsabile della Divisione Servizi, deve essere tenuto a disposizione dell'amministrazione.

Art.6 (Cottimo fiduciario nei lavori)
6.1 Il cottimo fiduciario è una procedura negoziata con cui la Scuola effettua l’individuazione del contraente mediante procedura informale consistente nell’invito rivolto ad almeno cinque operatori economici, se sussistono in tale numero soggetti idonei, individuati sulla base di indagini di mercato ovvero tramite elenchi di operatori economici,  in possesso dei requisiti di capacità stabiliti dalla normativa vigente. La procedura informale può essere regolata da bandi o avvisi recanti norme speciali.
6.2 L’individuazione del contraente può avvenire mediante affidamento diretto ad un operatore economico, avente i requisiti di capacità stabiliti dalla normativa vigente, esclusivamente per:
a) lavori di importo inferiore alla soglia all’uopo stabilità dalla legislazione vigente;
b) lavori di somma urgenza.

Art.7 (Procedura)
7.1 Il responsabile del procedimento contatta, con apposita lettera di invito, gli operatori economici ritenuti idonei a presentare per iscritto, entro un termine predeterminato, un’offerta dettagliata. Nei casi di cui all’art. 6.2 il responsabile del procedimento contatta, mediante invito a presentare un preventivo, uno o più operatori economici di particolare affidabilità.
7.2 La lettera di invito reca gli elementi stabiliti dal Regolamento nazionale e quelli stabiliti dalla Scuola. La lettera di invito può essere inviata anche a mezzo fax o altro strumento telematico previsto dalla normativa nazionale.
7.3 L'offerta del candidato deve indicare quanto richiesto dalla lettera di invito (o dal bando o avviso) e, in ogni caso, quanto previsto dalla normativa vigente per l’atto di cottimo.
7.4 L'offerta deve essere datata e sottoscritta dal candidato e inviata alla Scuola nelle forme richieste dalla lettera di invito, con gli strumenti previsti dalla normativa nazionale. Nei casi di cui all’art. 6.2 la lettera di invito può prevedere che l’offerta sia trasmessa anche a mezzo fax o altro strumento telematico previsto dalla normativa nazionale.
7.5 Nei casi di urgenza e di somma urgenza si osservano le specifiche disposizioni.

Art. 8 (Atto di cottimo nei lavori)
8.1 L'ordinazione dei lavori si effettua mediante apposito contratto denominato atto di cottimo consistente in una scrittura privata non autenticata avente gli elementi stabiliti dalla normativa vigente e quelli richiesti dalla Scuola.
8.2 Nei casi di cui all’art. 6.2, l’atto di cottimo può essere concluso mediante scambio di corrispondenza (preventivo/offerta dell’operatore economico e accettazione della Scuola), secondo quanto previsto dal Regolamento nazionale e dalle altre norme applicabili.
8.3 Ogni atto di cottimo in originale, comunque concluso, è acquisito agli atti della Scuola.

TITOLO II
ACQUISTI DI BENI e SERVIZI IN ECONOMIA DA PARTE DELL'AMMINISTRAZIONE CENTRALE E DELLE ALTRE STRUTTURE DELLA SCUOLA

Art. 9 (Tipologie di beni e servizi acquisibili in economia e limiti di importo)
9.1 Possono essere acquisite in economia le tipologie di beni o servizi indicate dall’allegato A e nei limiti di importo definiti dall’art. 125 comma 9 e s.m.i. del Codice dei contratti. L’allegato A può essere aggiornato e modificato con provvedimento del Direttore, su proposta dei dirigenti.
9.2 Il ricorso all’acquisizione in economia è altresì consentito nelle altre ipotesi indicate dall’art. 125 comma 10 del Codice dei contratti.
9.3 Contestualmente all'approvazione del bilancio di previsione vengono distintamente individuati gli stanziamenti per gli interventi da eseguire in economia, per ciascuna categoria di beni e di servizi, da imputarsi sui diversi capitoli di bilancio.

Art. 10 (Competenze)
10.1 Le procedure di affidamento e di esecuzione in economia di cui all’art. 10 sono gestite dalle strutture competenti in base agli atti generali di organizzazione.
10.2 Il dirigente responsabile della struttura di cui al comma precedente:
a) individua la procedura di scelta del contraente tra quelle previste dal Codice dei contratti;
b) adotta i provvedimenti amministrativi e gli atti negoziali;
c) nomina e coordina i responsabili dei procedimenti, i direttori dell’esecuzione dei contratti e gli altri soggetti previsti dalla normativa;
d) provvede all’individuazione del contraente e alla formalizzazione dell’atto di cottimo;
e) può delegare ai responsabili dei procedimenti o ad altri funzionari la sottoscrizione di provvedimenti e di atti;
f) svolge ogni altra funzione attribuitagli dalla normativa vigente.
10.3 Tutte le fasi degli interventi di acquisizione di beni o servizi in economia si svolgono sotto la responsabilità del responsabile del procedimento di cui alla lettera c) del comma precedente, che esercita le funzioni attribuite dalla normativa vigente.

Art.11 (Modalità di effettuazione delle acquisizioni di beni e servizi in economia)
11.1 Le acquisizioni di beni o servizi in economia possono avvenire:
a) in amministrazione diretta, secondo le modalità di cui all’art. 5, per quanto compatibili;
b) mediante affidamento a terzi con cottimo fiduciario, secondo le modalità di seguito indicate.
11.2 Il cottimo fiduciario è una procedura negoziata con cui la Scuola effettua l’individuazione del contraente mediante procedura informale consistente nell’invito rivolto ad almeno cinque operatori economici, se sussistono in tale numero soggetti idonei, individuati sulla base di indagini di mercato ovvero tramite elenchi di operatori economici,  in possesso dei requisiti di capacità stabiliti dalla normativa vigente. La procedura informale può essere regolata da bandi o avvisi recanti norme speciali.
11.3 L’individuazione del contraente può avvenire mediante affidamento diretto ad un operatore economico, avente dei requisiti di capacità stabiliti dalla normativa vigente, esclusivamente per beni e/o servizi:
a) di importo inferiore alla soglia all’uopo stabilità dalla legislazione vigente;
b) nei casi di somma urgenza.

Art.12 (Procedura)
12.1 Il responsabile del procedimento contatta, con apposita lettera di invito, gli operatori economici ritenuti idonei a presentare per iscritto, entro un termine predeterminato, un’offerta dettagliata. Nei casi di cui all’art. 11.3 il responsabile del procedimento contatta, mediante invito a presentare un preventivo, uno o più operatori economici di particolare affidabilità.
12.2 La lettera di invito reca gli elementi stabiliti dal Regolamento nazionale e quelli stabiliti dalla Scuola. La lettera di invito può essere inviata anche a mezzo fax o altro strumento telematico previsto dalla normativa nazionale.
12.3 L'offerta del candidato deve indicare quanto richiesto dalla lettera di invito (bando o avviso) e, in ogni caso, quanto previsto dalla normativa vigente per l’atto di cottimo.
12.4 L'offerta deve essere datata e sottoscritta dal candidato e inviata alla Scuola, nelle forme richieste dalla lettera di invito, con gli strumenti previsti dalla normativa nazionale. Nei casi di cui all’art. 11.3 la lettera di invito può prevedere che l’offerta sia trasmessa anche a mezzo fax o altro strumento telematico previsto dalla normativa nazionale.
12.5 Nei casi di urgenza e di somma urgenza si osservano le specifiche disposizioni applicabili.

Art.13 (Atto di cottimo per la fornitura di beni o servizi)
13.1 L'ordinazione delle acquisizioni di beni e/o servizi si effettua mediante apposito contratto denominato atto di cottimo consistente in una scrittura privata non autenticata avente gli elementi stabiliti dalla normativa vigente e quelli richiesti dalla Scuola.
13.2 L’atto di cottimo può essere concluso mediante scambio di corrispondenza (preventivo/offerta dell’operatore economico e accettazione della Scuola), secondo quanto previsto dal Regolamento nazionale e dalle altre norme applicabili.
13.3 Ogni atto di cottimo in originale, comunque concluso, è acquisito agli atti della Scuola.

Art.14 (Disposizioni particolari per i centri autonomi e per i laboratori di ricerca a cui è stata attribuita autonomia di gestione)
14.1 Nell’ambito dei propri fini istituzionali, i centri autonomi e i laboratori di ricerca a cui è stata attribuita autonomia di gestione, possono effettuare acquisizioni di beni e di servizi in economia nell’ambito delle categorie, con le modalità e nei limiti stabiliti dagli articoli precedenti. A tal fine le strutture impiegano gli stanziamenti assegnati nei rispettivi bilanci curando direttamente i procedimenti. I direttori dei centri autonomi individuano i responsabili dei procedimenti e sottoscrivono gli atti non spettanti a questi ultimi.

Art.15 (Disposizioni particolari per i centri e laboratori di ricerca)
15.1 I Centri e i Laboratori di ricerca possono effettuare acquisizioni di beni e di servizi in economia nell’ambito delle categorie, con le modalità e nei limiti stabiliti dagli articoli precedenti. A tal fine le strutture impiegano gli stanziamenti disponibili nel bilancio della Scuola. Per le acquisizioni di beni o servizi nei limiti di importo di cui all’art. 11.3, la sottoscrizione dei relativi atti è effettuata dai direttori dei Centri e dei Laboratori di ricerca, salvo che non sia diversamente disposto.

TITOLO III DISPOSIZIONI GENERALI E FINALI

Art. 16 (Disposizioni generali)
16.1 Per tutto quanto non previsto dal presente regolamento, si applicano le disposizioni di legge e di regolamento applicabili alla materia o ai singoli procedimenti.
16.2 Nei casi di programmi finanziati da soggetti esterni, conseguentemente alla loro approvazione vengono rimodulati, ove necessario, gli atti di programmazione e gli stanziamenti per le acquisizioni in economia.
16.3 Il direttore amministrativo può emanare linee guida, schemi di atti e contratti, o adottare ogni altra iniziativa per razionalizzare, semplificare, uniformare i procedimenti o singole fasi di essi. Tali iniziative non costituiscono presupposti di legittimità dei procedimenti e degli affidamenti.
16.4 Ai fini della migliore efficienza della gestione della spesa ai sensi del presente regolamento, la Scuola adotta sistemi di controllo interno. Qualora dal controllo interno emergano scostamenti ingiustificati alla luce della normativa vigente, il Direttore Amministrativo adotta gli eventuali provvedimenti di competenza.
16.5 Gli importi indicati dal presente Regolamento sono al netto dell’imposta sul valore aggiunto. Le spese per le imposte e tasse sugli atti sono poste a carico dell’operatore economico.

Art. 17 (Disposizioni transitorie e finali)
17.1 Fino all’entrata in vigore del Regolamento nazionale, emanato con DPR 207 del 2010, le relative disposizioni recepite dal presente regolamento sono applicabili laddove non incompatibili, per i lavori in economia, con il DPR 554/1999 e, per i beni e servizi, con la relativa normativa.
17.2 Il presente regolamento è emanato con Decreto del Direttore ed entra in vigore trenta giorni dopo la sua pubblicazione mediante affissione all’Albo ufficiale on-line della Scuola Normale Superiore. Le modifiche al presente regolamento entrano in vigore quindici giorni dopo la pubblicazione del decreto di emanazione, salvo che non sia diversamente disposto.
17.3 A decorrere dall’entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il “Regolamento per le spese da effettuarsi in economia dalla Scuola”, emanato con D.D. 96/1996 e s.m.i..

  

Allegato A

Beni

  • Acquisto e/o manutenzione di pacchetti software commerciali e relative licenze d’uso;
  • Acquisto articoli di cancelleria, materiale per disegno, stampa, fotografia non presenti in magazzino;
  • Acquisto di quotidiani, riviste specializzate, periodici e settimanali e relativi abbonamenti anche on-line;
  • Acquisto di coppe, medaglie, diplomi ed altri oggetti per premi e riconoscimenti;
  • Acquisto di buoni pasto e di buoni taxi;
  • Acquisto materiale igienico sanitario.
  • Acquisto, manutenzione riparazione di mobili, attrezzature informatiche, utensili macchine da ufficio;
  • Acquisto, manutenzione e riparazione di attrezzature didattiche e di ricerca;
  • Acquisto di materiali di consumo per attività di laboratorio scientifico;
  • Acquisto di materiali stampati per le attività culturali o promozionali;
  • Acquisto di beni di consumo e inventariabili necessari alle attività di convitto (mensa e collegi) (1).

Servizi

  • Servizi di manutenzione e di riparazione di beni immobili e impianti;
  • Servizi di riparazione, gestione e manutenzione del parco macchine e attrezzature connesse;
  • Servizi di riparazione, di sicurezza, manutenzione e servizi affini connessi a personal computer, attrezzature d'ufficio, apparecchiature per telecomunicazione e impianti audiovisivi;
  • Servizi promozionali e di gestione pubblicitaria per eventi, conferenze, corsi, concorsi, esposizioni;
  • Servizi di finitura e rilegatura di libri, registri, stampati e simili;
  • Servizi di organizzazione di seminari, convegni, eventi culturali, corsi, concorsi;
  • Servizi di trasporti, spedizioni, Spese doganali e facchinaggi;
  • Servizi occasionali di pulizia e disinfestazione degli edifici;
  • Servizi di vigilanza e custodia;
  • Servizi di assicurazione di natura occasionale e di breve durata;
  • Servizi di trattamento e smaltimento rifiuti pericolosi, speciali, radioattivi, ingombranti etc.;
  • Servizi di editoria, traduzione, registrazione, digitalizzazione, dattilografia, correzione bozze, grafica, esecuzione di disegni e fotografie;
  • Servizi di data-entry;
  • Servizi specifici per attività sperimentali di laboratorio;
  • Servizi di ricerca di mercato e di sondaggio dell’opinione pubblica;
  • Servizi di locazione di immobili a breve termine e noleggio di mobili e strumenti in occasione di espletamento di concorsi, esami ed altre iniziative connesse alle attività istituzionali della Scuola, quando non sia possibile utilizzare o non siano sufficienti le normali attrezzature;
  • Servizi di illuminazione, gas, riscaldamento, forza motrice e acqua aventi natura occasionale.
  • Servizi di manutenzione e riparazioni connessi alle attività di convitto (mensa e collegi) (1).

Spese

  • Oneri condominiali e per spese comuni condominiali;
  • Spese di rappresentanza, compreso gestione piccoli eventi e servizi di catering;
  • Spese postali, telefoniche e altri stampati e telefax aventi natura occasionale;
  • Spese per attività culturali, ricreative e sportive per gli allievi della Scuola;
  • Spese urgenti per la gestione dei collegi.

(1) Inserito con D.D. n. 321 del 13 luglio 2011