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Scuola Normale Superiore di Pisa

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Trattamento dei dati personali

REGOLAMENTO SULLA TUTELA DELLE PERSONE
E DI ALTRI SOGGETTI RISPETTO
AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
emanato con decreto direttoriale n.220 dell'8 giugno 2000
pubblicato all'Albo Ufficiale della Scuola in data 10 giugno 2000
e modificato con D.D. n.687 del 14 dicembre 2005

Art.1
(Oggetto)

  1. Il presente regolamento, adeguandosi al disposto della Legge 31/12/1996 n.675 (di seguito indicata come Legge), e successive modificazioni e integrazioni, disciplina il trattamento, da parte della Scuola Normale Superiore di Pisa (di seguito indicata come Scuola), dei dati personali di cui è in possesso, con qualsiasi mezzo esso venga svolto.
  2. Il presente regolamento non si applica al trattamento dei dati raccolti dal personale docente e ricercatore della Scuola effettuato per la propria attività didattica e di ricerca, purché tali dati siano raccolti in forma aggregata e anonima.

Art.2
(Definizioni)

  1. Ai fini del presente regolamento, attenendosi alle definizioni date dalla Legge, si intende:
    1. per “banca di dati”, qualsiasi complesso di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti, organizzato secondo una pluralità di criteri determinati tali da facilitarne il trattamento;
    2. per “dato personale”, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale;
    3. per “dati sensibili”, i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute e la vita sessuale, ovvero i dati personali idonei a rivelare atti o provvedimenti giudiziali in sede penale o civile e atti inerenti procedimenti disciplinari;
    4. per “trattamento” dei dati, qualunque operazione o complesso di operazioni, svolti con o senza l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione dei dati;
    5. per “comunicazione” dei dati, il dare conoscenza degli stessi ad uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione;
    6. per “diffusione” dei dati, il dare conoscenza degli stessi a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione;
    7. per “interessato”, la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali;
    8. per “titolare”, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente o associazione cui competono le decisioni in ordine alla finalità e modalità di trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza;
    9. per “responsabile”, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali.
     

Art.3
(Principi generali)

  1. La Scuola tratta i dati personali unicamente per lo svolgimento delle proprie attività istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. Essa tratta i dati sensibili quando è autorizzata da espressa disposizione di legge.
  2. La Scuola deve assicurare l'esattezza dei dati personali in suo possesso. Essa svolge attività periodiche di controllo tendenti ad accertare tale esattezza e, se del caso, adotta le eventuali necessarie misure di correzione o aggiornamento.

Art.4
(Notificazioni)

  1. La Scuola provvede a dare notificazione al Garante per la protezione dei dati personali (di seguito indicato come Garante) previsto dalla Legge, quando intenda procedere con una nuova tipologia di trattamento di dati personali, quando intervengano variazioni riguardanti una già in corso o quando una vada a cessare. Le notificazioni sono effettuate secondo le modalità previste dall'art.7 della Legge e dai regolamenti emessi dal Garante, su segnalazione di coloro che saranno responsabili dei trattamenti notificati ovvero dai responsabili dei trattamenti per cui intervengono variazioni o di quelli cessati.
  2. Essa è sottoscritta dal Direttore della Scuola e dal responsabile del trattamento dei dati personali.
  3. Non si procede a notificazione nei casi di cui all'art.7 co.5 ter della Legge.

Art.5
(Titolare, responsabili e incaricati del trattamento dati)

  1. La Scuola è titolare del trattamento dei dati personali in suo possesso, raccolti o meno in banche di dati, automatizzate o cartacee. Sono esclusi i dati raccolti dal personale e ricercatore per la propria attività didattica e di ricerca di cui all'art.1.
  2. I responsabili per il trattamento dei dati personali sono designati dal Direttore della Scuola con proprio provvedimento, anche tra soggetti esterni alla Scuola.
  3. Sino a quando il nominativo di un responsabile non sia notificato al Garante, responsabile del relativo trattamento dei dati personali, di fronte a quella autorità, è il Direttore della Scuola.
  4. I responsabili del trattamento dei dati personali eseguono lo stesso attenendosi alle disposizioni contenute nel presente regolamento e ad ogni altra disposizione che venga successivamente emanata dalla Scuola. Quest'ultima verifica periodicamente il rispetto delle stesse.
  5. Gli incaricati del trattamento dati, ovvero i soggetti addetti allo svolgimento delle operazioni materiali di trattamento dei dati personali, nell'ambito dei singoli uffici o delle singole strutture, sono individuati, con propri atti, dai responsabili del trattamento dei dati personali e compiono tale lavoro sotto la diretta responsabilità di questi ultimi.
  6. Nell'ambito delle varie strutture della Scuola, l'accesso ai dati personali è consentito solamente ai relativi responsabili del trattamento e agli incaricati da questi individuati. Per ogni altro soggetto, l'accesso è consentito solamente tramite il responsabile e gli incaricati.

Art.6
(Circolazione interna dei dati)

  1. I dati personali in possesso della Scuola, fatte salve le cautele riguardanti i dati di cui all'art.9, possono circolare liberamente all'interno della Scuola stessa, sempre che ciò sia motivato dalla necessità di svolgere attività istituzionali. In questi casi, la richiesta, debitamente motivata, per ottenere dei dati personali è soddisfatta solamente nella misura necessaria al richiedente per svolgere le proprie attività istituzionali nell'ambito della Scuola.
  2. La richiesta, fatta da chiunque all'interno della Scuola, di accedere a dei dati personali per motivi non connessi al compimento delle proprie attività istituzionali nell'ambito della Scuola è equiparata a tutti gli effetti a quella presentata da un soggetto privato estraneo alla Scuola stessa.
  3. Tutti coloro che fanno parte della Scuola e che accedano a dei dati personali sono vincolati al rispetto del segreto d'ufficio. In caso di uso illegittimo dei dati personali di cui si è venuti a conoscenza, la responsabilità, anche penale, per tale uso resta a carico della singola persona che ha utilizzato scorrettamente i dati.
  4. Ai fini del presente regolamento, sono considerati facenti parte della Scuola anche gli organismi di valutazione e controllo quali il Collegio dei revisori dei conti, il Nucleo di valutazione ed ogni altro organo a cui siano affidati tali compiti.

Art.7
(Modalità di raccolta)

  1. Ogni qual volta siano raccolti dei dati personali, l'interessato o la persona presso la quale gli stessi sono raccolti, devono essere preventivamente informati per iscritto circa:
    1. le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati;
    2. la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
    3. le conseguenze di un eventuale rifiuto di fornire i dati;
    4. i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e l'ambito di diffusione dei medesimi;
    5. i diritti garantiti dall'art.13 della Legge;
    6. la denominazione ufficiale e l'indirizzo della Scuola nonché nome, cognome e residenza del responsabile del trattamento dei dati.
    7. L'informativa deve fare espresso riferimento alla normativa posta a fondamento delle attività della Scuola per le quali il trattamento è effettuato e in particolare:
    8. l'art.33 della Costituzione;
    9. gli artt.6, 7 e 16 della Legge 9/5/1989 n.168;
    10. lo Statuto della Scuola approvato in forza della appena citata Legge 9/5/1989 n.168.

Art.8
(Diritti dell'interessato)

  1. L'interessato ai dati personali in possesso della Scuola, hanno garantiti i diritti stabiliti dall'art.13 della Legge e cioè:
    1. di conoscere, mediante accesso gratuito al registro di cui all'art.31, comma 1, lettera a) della Legge, l'esistenza di trattamenti che possono riguardarlo;
    2. di essere informato su quanto indicato all'art.7, comma 4, lettere a), b) e h) della Legge ;
    3. di ottenere a cura della Scuola o del responsabile del trattamento dei dati, senza ritardo:
      1. la conferma dell'esistenza o meno di trattamenti di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità del trattamento;
      2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
      3. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l'integrazione dei dati;
      4. l'attestazione che le operazioni di cui ai nn.2 e 3 sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati e diffusi, salvi i casi in cui ciò risulti impossibile o richieda adempimenti manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato.
    4. di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.
  2. L'interessato può esercitare i diritti sopra esposti mediante richiesta scritta alla Scuola e può altresì esercitarli conferendo, sempre per iscritto, delega a persone fisiche o ad associazioni.

Art.9
(Dati sensibili)

  1. Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte della Scuola è disciplinato da apposito Regolamento ai sensi del Codice in materia di protezione dei dati personali emanato con Dlgs. 196 del 2003.

Art.10
(Sicurezza dei dati)

  1. La Scuola deve garantire la predisposizione di misure di sicurezza idonee a proteggere i dati i personali in suo possesso da eventuali accessi non autorizzati e da rischi di danneggiamento o distruzione. Tali misure devono rispettare comunque gli standard minimi di sicurezza previsti dal D.P.R. 28/7/1999 n.318, dalle altre norme di legge in materia e da regolamenti interni. In particolare, deve essere assicurato che i dati personali contenuti in banche di dati, tenute per mezzo di sistemi informatici o comunque automatizzati, siano trattati con tecniche di cifratura, con codici identificativi o con altri metodi che garantiscano di poter identificare gli interessati solamente in caso di necessità.
  2. I responsabili del trattamento dei dati personali nell'ambito della Scuola devono custodire i dati posti sotto la loro responsabilità in modo da evitare rischi di distruzione o perdita, di accesso non autorizzato e di trattamento non consentito o non conforme alla raccolta. I dati sensibili idonei a rivelare lo stato di la salute e la vita sessuale devono essere conservati separatamente da ogni altro dato personale trattato per scopi che non richiedono l'utilizzo dei primi.
  3. Responsabile tecnico della sicurezza dei dati personali, nominato con decreto del Direttore, è il Responsabile tecnico pro tempore del Centro di elaborazione dell'informazione e del calcolo. Egli è responsabile della sicurezza degli strumenti, dei sistemi e delle procedure con i quali sono gestiti i dati personali in possesso della Scuola.
  4. In caso di impedimento, il Direttore può conferire l'incarico di Responsabile tecnico della sicurezza dei dati personali ad altra persona dotata delle necessarie nozioni tecniche.
  5. Il Responsabile tecnico della sicurezza dei dati personali dà le indicazioni per l'adeguamento della Scuola agli standard di sicurezza previsti per legge o a quelli dei quali si ritiene comunque essenziale il mantenimento, nonché le norme tecniche operative da impartire a coloro che operano sui dati personali. Il Responsabile tecnico della sicurezza dei dati personali compie altresì controlli e verifiche sull'adeguatezza delle misure di sicurezza presenti e sul rispetto delle norme tecniche, proponendo gli eventuali provvedimenti correttivi da adottare. Nel caso in cui dati personali sensibili siano trattati con elaboratori elettronici accessibili mediante una rete di telecomunicazioni disponibili al pubblico, il Responsabile tecnico della sicurezza dei dati personali predispone e aggiorna almeno annualmente un documento programmatico sulla sicurezza così come previsto dall'art.6 del D.P.R. 28/7/1999 n.318.

Art.11
(Cessazione del trattamento dei dati personali)

  1. Qualora la Scuola termini, per qualsiasi ragione, un trattamento di dati personali, dopo la preventiva notificazione di cui all'art.4 del presente regolamento, si procede:
  2. alla distruzione, per quanto riguarda i dati sensibili;
  3. alla conservazione senza ulteriori utilizzi, ovvero per scopi esclusivamente interni, per quanto riguarda gli altri dati personali.

Art.12
(Richieste di trattamento, comunicazione o diffusione di dati personali)

  1. La comunicazione e la diffusione dei dati personali da parte della Scuola ad un altro soggetto pubblico, esclusi gli enti pubblici economici, è consentito ed avviene nell'ambito dei rapporti che essi hanno ai fini dello svolgimento delle rispettive attività istituzionali.
  2. Sono in ogni caso soddisfatte le richieste provenienti dai soggetti di cui all'art.4, comma 1, lettere b), d) ed e), della Legge, per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento e repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia, comprese quelle riguardanti dati sensibili alle quali si fa riferimento al comma 7 dell'art.9.
  3. La comunicazione e la diffusione dei dati personali a privati o ad enti pubblici economici sono ammesse solo se previste da norme di legge o di regolamento e nei modi e con le formalità da queste indicati.
  4. Eventuali richieste effettuate da privati o enti pubblici economici alla Scuola e finalizzate ad ottenere il trattamento, la comunicazione o la diffusione di dati personali devono essere presentate sotto forma scritta ed essere adeguatamente motivate.

    Nella domanda dovranno essere indicati:
    1. il nome, la denominazione o la ragione sociale del richiedente;
    2. i dati cui la domanda si riferisce, gli scopi per cui gli stessi sono richiesti e le modalità del loro utilizzo;
    3. l'eventuale ambito di comunicazione e diffusione dei dati richiesti;
    4. la dichiarazione che il richiedente si impegna ad utilizzare i dati ricevuti esclusivamente per le finalità e nell'ambito delle modalità per cui sono stati richiesti.

Il responsabile del trattamento, dopo aver verificato che la diffusione dei dati personali o la comunicazione dei medesimi ai richiedenti ovvero il loro eventuale trattamento da parte di questi ultimi siano ammissibili, provvede a trasmettere i dati a chi ne ha fatto richiesta, nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta.

  1. La comunicazione e la diffusione dei dati personali sono comunque permesse quando:
    1. siano necessarie per fini di ricerca scientifica o di statistica e si tratti di dati anonimi e/o aggregati;
    2. siano necessarie per il soddisfacimento di richieste di accesso ai documenti amministrativi ai sensi dell'art.22 della L.241/90, tenuto conto, per i dati sensibili, di quanto esposto all'art.9
    3. siano effettuate nei confronti della stampa in riferimento a notizie di pubblico dominio;
    4. i dati siano inseriti in annuari, o pubblicazioni simili, fatta eccezione per i dati strettamente personali e non riguardanti l'ambito della Scuola;
    5. i dati relativi agli allievi siano comunicati a enti pubblici o privati al fine di favorirne l'inserimento nel mondo del lavoro o perché gli stessi possano essere invitati a incontri, manifestazioni o riunioni riguardanti tematiche connesse alla loro attività di studio.

Art.13
(Trasferimento di dati personali all'estero)

Il trasferimento, anche temporaneo, di dati personali all'estero è consentito nei casi, con le modalità e gli adempimenti previsti dall'art.28 della Legge.

Art.14
(Dati concernenti persone giuridiche)

In deroga al disposto dell'art.4 del presente regolamento, nessuna notificazione al Garante è richiesta quando il trattamento riguardi dati riferibili a persone giuridiche, enti o associazioni. Ad essi non si applicano neppure le disposizioni dell'art.13.

Art.15
(Disposizioni finali)

Il presente regolamento è emanato con Decreto direttoriale ed entra in vigore il quindicesimo giorno successivo dalla sua affissione all'Albo ufficiale della Scuola.

Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, valgono le norme contenute nella Legge ed tutte le altre disposizioni legislative o regolamentari riguardanti la materia.


I N D I C E

Art.1 Oggetto

Art.2 Definizioni

Art.3 Principi generali

Art.4 Notificazioni

Art.5 Titolare, responsabili e incaricati del trattamento dati

Art.6 Circolazione interna dei dati

Art.7 Modalità di raccolta

Art.8 Diritti dell'interessato

Art.9 Dati sensibili

Art.10 Sicurezza dei dati

Art.11 Cessazione del trattamento dei dati personali

Art.12 Richieste di trattamento, comunicazione o diffusione di dati personali

Art.13 Trasferimento di dati personali all'estero

Art.14 Dati concernenti persone giuridiche

Art.15 Disposizioni finali