COME FARE PER...

Sottotitolo
Il supporto amministrativo e gestionale delle STG alla ricerca

COME FARE PER…

Acquistare beni o servizi

Per indicazioni e supporto relativo ad acquisti consultare la STG di riferimento, a seconda della vostra AREA scientifica di appartenenza. Compilare la richiesta di acquisto sul FORM STG allegando eventualmente il/i preventivo/i di spesa e indicando i fondi sui quali la spesa andrà a gravare. Si tratta di una procedura molto semplice che richiede solo pochi minuti.

Nel caso di acquisti di importo superiore a 5.000 Euro, la vostra STG si occuperà di coinvolgere anche l’ufficio acquisti della SNS, che potrà procedere con quanto necessario all’acquisto stesso, incluse le eventuali procedure di gara necessarie.

Vi ricordiamo che per i beni e servizi informatici e di connettività da acquisire su fondi di ricerca la procedura, come da regolamento, prevede da parte della STG di riferimento che l’acquisto avvenga con il solo utilizzo di portali elettronici (es. MePA), con possibili eccezioni gestibili solo a seguito di apposita e motivata autorizzazione resa dal Segretario Generale e trasmessa all’ANAC e all’AGID. Questa disposizione non si applica agli acquisti di beni e servizi informatici e di connettività inerenti all’attività didattica.

La vostra STG si occuperà quindi di procedere con l’acquisto (eventualmente sui portali elettronici di riferimento), di compilare la relativa richiesta su SERSE e quindi espletare anche le procedure successive (arrivo e consegna della merce, inventario provvisorio se necessario, validazione fatture) in collaborazione con gli altri uffici della SNS coinvolti e/o preposti.
Riferimento normativo: Regolamento delle attività negoziali

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Chiedere il rimborso per un acquisto

Questo tipo di acquisti viene gestito dalla Scuola tramite il cosiddetto Fondo Economale. Dal 1° giugno 2023 è entrato in vigore il nuovo testo del regolamento per la gestione di tale fondo.

Le STG di riferimento vi daranno supporto, quindi, prima di procedere, se possibile chiedete informazioni alla vostra STG.

Si ricorda che:

1) l'utilizzo del fondo economale (nella forma dei contanti o delle carte di credito ordinarie e prepagate, o del rimborso spese - vd. infra punti 4 e 5) costituisce una deroga alle ordinarie modalità di acquisto e di pagamento tramite ordinativi

2) l'utilizzo è da ricondurre ad esigenze imprevedibili e il cui pagamento per contanti o con carta di credito sia urgente o costituisca l'unica modalità di pagamento.

3) il fondo è utilizzabile per acquisti di beni e servizi di non rilevante entità (max 999,00€ IVA inclusa), non programmabili e non riconducibili ai contratti di fornitura in corso

4) gli anticipi di contanti vengono preventivamente autorizzati dall'economo attraverso la compilazione di apposito modulo che andrà spedito ad aba.sbc@sns.it

5) gli acquisti anticipati, che per motivi di necessità ed urgenza, il personale dipendente effettua in nome proprio e per conto della Scuola vengono preventivamente autorizzati dall'economo. Per questo si compili il modulo specifico che andrà spedito ad aba.sbc@sns.it prima di effettuare l’acquisto. L’acquisto potrà poi essere perfezionato dalla STG dopo l’esplicita autorizzazione dell’economo.

La richiesta di rimborso dovrà infine essere presentata sulla piattaforma SerSe.

Riferimento normativo: Regolamento gestione fondo economale

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Andare in missione

1) Prima di partire, compilare l’incarico di missione sull’applicativo U-Web Missioni.

2) Al rientro dalla missione, compilare la richiesta di rimborso a cui allegare i giustificativi elettronici di spesa. Eventuali giustificativi cartacei dovranno invece essere inviati per posta interna all’ufficio missioni in una busta chiusa su cui andrà indicato il numero identificativo (Numero richiesta) assegnato dal sistema alla richiesta di rimborso.

Ai fini assicurativi è importante che la missione su U-Web sia aperta prima dell’effettiva partenza, pena la mancata copertura sia economica che assicurativa stessa.

3) Per poter rendicontare le missioni nell'ambito dei progetti a finanziamento esterno (es. progetti EU, PNRR, ecc) è necessario dimostrare il collegamento scientifico tra la missione e il progetto che la finanzia e superare così senza stralci i vari livelli di audit. In questo caso, si dovrà allegare all’incarico di missione su U-Web Missioni (pulsante in alto a sinistra della piattaforma: Allegati) la seguente ulteriore documentazione:

a) Per partecipazione a conferenza/convegno: il programma dell'evento in cui figura il proprio intervento (se il programma è consultabile online, è sufficiente riportare il link al sito web) e l'abstract del talk, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract dovrà essere inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".).Nel caso di partecipazione ad un meeting del progetto di ricerca, è sufficiente allegare l’agenda del meeting.

b) Per collaborazione scientifica: lettera di invito o copia del preventivo scambio di mail con l'ente ospitante (docente o ricercatore/ice di contatto), indicando in estrema sintesi l'attività da svolgere e specificando la stretta attinenza della collaborazione all'attività del progetto; allegare alla richiesta di rimborso una breve relazione sull’attività svolta, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract andrà inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".)

c) Per ricerche in biblioteche/archivi o indagini sul campo: una breve relazione in cui si espongono gli obiettivi raggiunti in relazione alle attività da svolgere nel progetto (suggeriamo di inserire al termine della relazione la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".)

Qualora non si potesse produrre la documentazione prevista ai punti precedenti, il costo della missione sarà imputato sui fondi non rendicontabili "spese generali" (overhead), se disponibili. Contattare quindi il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico.
 
4) Missioni di allievi e allieve PhD: allieve e allievi PhD possono essere autorizzati a svolgere missioni fuori sede su fondi di ricerca. Se il/la titolare dei fondi è diverso/a dal/la supervisore/a, è necessario l'accordo di quest'ultimo/a e solo in questo caso, l'allievo/a dovrà allegare alla richiesta di rimborso copia dello scambio di e-mail con il/la suo/a supervisore/a preliminare alla missione.
 
Riferimento normativo: Regolamento missioni

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A chi rivolgersi per eventuali dubbi

Classe di Lettere e Filosofia

STG di riferimento

Area 10 - Scienze dell’antichità,
filosofico-letterarie e storico-artistiche

 

Area - 11 - Scienze storiche, Filosofiche, Pedagogiche, Psicologiche

STG Polvani

Classe di Scienze

STG di riferimento

Area 03 - Scienze Chimiche

 

Area 02 - Scienze Fisiche Macrosettore 02/C - Astronomia, Astrofisica, Fisica della Terra e dei Pianeti

 

Area - 01- Scienze Matematiche e Informatiche Macrosettore - 01/B - Informatica e 01/A Matematica

STG Cavalieri

Area - 02 - Scienze Fisiche (Physical Sciences)

STG San Silvestro

Area - 05 - Scienze Biologiche (Biological Sciences)

STG San Cataldo

Classe di Scienze politiche e sociali

STG di riferimento

Area - 13- Scienze Economiche e Statistiche

Area 14 - Scienze politico-sociali

STG Firenze

Per informazioni su acquisti e su quanto non espressamente indicato sopra, le vostre STG di riferimento vi daranno supporto, collaborando con gli altri uffici competenti della SNS.

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