COME FARE PER...

COME FARE PER…

Acquistare beni o servizi

Per indicazioni e supporto relativo ad acquisti consultare la STG di riferimento, a seconda della vostra AREA scientifica di appartenenza. Compilare la richiesta di acquisto sul FORM STG allegando eventualmente il/i preventivo/i di spesa e indicando i fondi sui quali la spesa andrà a gravare. Si tratta di una procedura molto semplice che richiede solo pochi minuti.

Nel caso di acquisti di importo superiore a 5.000 Euro, la vostra STG si occuperà di coinvolgere anche l’ufficio acquisti della SNS, che potrà procedere con quanto necessario all’acquisto stesso, incluse le eventuali procedure di gara necessarie.

Vi ricordiamo che per i beni e servizi informatici e di connettività da acquisire su fondi di ricerca la procedura, come da regolamento, prevede da parte della STG di riferimento che l’acquisto avvenga con il solo utilizzo di portali elettronici (es. MePA), con possibili eccezioni gestibili solo a seguito di apposita e motivata autorizzazione resa dal Segretario Generale e trasmessa all’ANAC e all’AGID. Questa disposizione non si applica agli acquisti di beni e servizi informatici e di connettività inerenti all’attività didattica.

La vostra STG si occuperà quindi di procedere con l’acquisto (eventualmente sui portali elettronici di riferimento), di compilare la relativa richiesta su SERSE e quindi espletare anche le procedure successive (arrivo e consegna della merce, inventario provvisorio se necessario, validazione fatture) in collaborazione con gli altri uffici della SNS coinvolti e/o preposti.
Riferimento normativo: Regolamento delle attività negoziali

↑ top

Chiedere il rimborso per un acquisto

Questo tipo di acquisti viene gestito dalla Scuola tramite il cosiddetto Fondo Economale. Dal 1° giugno 2023 è entrato in vigore il nuovo testo del regolamento per la gestione di tale fondo.

Le STG di riferimento vi daranno supporto, quindi, prima di procedere, se possibile chiedete informazioni alla vostra STG.

Si ricorda che:

1) l'utilizzo del fondo economale (nella forma dei contanti o delle carte di credito ordinarie e prepagate, o del rimborso spese - vd. infra punti 4 e 5) costituisce una deroga alle ordinarie modalità di acquisto e di pagamento tramite ordinativi

2) l'utilizzo è da ricondurre ad esigenze imprevedibili e il cui pagamento per contanti o con carta di credito sia urgente o costituisca l'unica modalità di pagamento.

3) il fondo è utilizzabile per acquisti di beni e servizi di non rilevante entità (max 999,00€ IVA inclusa), non programmabili e non riconducibili ai contratti di fornitura in corso

4) gli anticipi di contanti vengono preventivamente autorizzati dall'economo attraverso la compilazione di apposito modulo che andrà spedito ad aba.sbc@sns.it

5) gli acquisti anticipati, che per motivi di necessità ed urgenza, il personale dipendente effettua in nome proprio e per conto della Scuola vengono preventivamente autorizzati dall'economo. Per questo si compili il modulo specifico che andrà spedito ad aba.sbc@sns.it prima di effettuare l’acquisto. L’acquisto potrà poi essere perfezionato dalla STG dopo l’esplicita autorizzazione dell’economo.

La richiesta di rimborso dovrà infine essere presentata sulla piattaforma SerSe.

Riferimento normativo: Regolamento gestione fondo economale

↑ top

Andare in missione

1) Prima di partire, compilare l’incarico di missione sull’applicativo U-Web Missioni.

2) Al rientro dalla missione, compilare la richiesta di rimborso a cui allegare i giustificativi elettronici di spesa. Eventuali giustificativi cartacei dovranno invece essere inviati per posta interna all’ufficio missioni in una busta chiusa su cui andrà indicato il numero identificativo (Numero richiesta) assegnato dal sistema alla richiesta di rimborso.

Ai fini assicurativi è importante che la missione su U-Web sia aperta prima dell’effettiva partenza, pena la mancata copertura sia economica che assicurativa stessa.

3) Per poter rendicontare le missioni nell'ambito dei progetti a finanziamento esterno (es. progetti EU, PNRR, ecc) è necessario dimostrare il collegamento scientifico tra la missione e il progetto che la finanzia e superare così senza stralci i vari livelli di audit. In questo caso, si dovrà allegare all’incarico di missione su U-Web Missioni (pulsante in alto a sinistra della piattaforma: Allegati) la seguente ulteriore documentazione:

a) Per partecipazione a conferenza/convegno: il programma dell'evento in cui figura il proprio intervento (se il programma è consultabile online, è sufficiente riportare il link al sito web) e l'abstract del talk, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract dovrà essere inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".).Nel caso di partecipazione ad un meeting del progetto di ricerca, è sufficiente allegare l’agenda del meeting.

b) Per collaborazione scientifica: lettera di invito o copia del preventivo scambio di mail con l'ente ospitante (docente o ricercatore/ice di contatto), indicando in estrema sintesi l'attività da svolgere e specificando la stretta attinenza della collaborazione all'attività del progetto; allegare alla richiesta di rimborso una breve relazione sull’attività svolta, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract andrà inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".)

c) Per ricerche in biblioteche/archivi o indagini sul campo: una breve relazione in cui si espongono gli obiettivi raggiunti in relazione alle attività da svolgere nel progetto (suggeriamo di inserire al termine della relazione la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".)

Qualora non si potesse produrre la documentazione prevista ai punti precedenti, il costo della missione sarà imputato sui fondi non rendicontabili "spese generali" (overhead), se disponibili. Contattare quindi il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico.
 
4) Missioni di allievi e allieve PhD: allieve e allievi PhD possono essere autorizzati a svolgere missioni fuori sede su fondi di ricerca. Se il/la titolare dei fondi è diverso/a dal/la supervisore/a, è necessario l'accordo di quest'ultimo/a e solo in questo caso, l'allievo/a dovrà allegare alla richiesta di rimborso copia dello scambio di e-mail con il/la suo/a supervisore/a preliminare alla missione.
 
Riferimento normativo: Regolamento missioni

↑ top

INVITI PER SEMINARI O INCONTRI DI STUDIO SU FONDI DI RICERCA

La procedura degli inviti per attività seminariali o di studio segue due percorsi diversi a seconda della tipologia di fondo di finanziamento:

1. Istituzionale: inviti gestiti dalle tre Classi della Scuola e dal servizio Eventi culturali e career service;
2. Fondi di ricerca: inviti gestiti dalle STG di riferimento.

Qui di seguito viene illustrata la procedura con flusso dematerializzato riguardante la seconda tipologia di inviti, quelli su FONDI DI RICERCA.

Tutta la procedura è gestita tramite apposito modulo (bilingue).

1. Nella sezione ‘inviti’ selezionare il modulo corrispondente Modulo di invito per seminario e/o incontro di studio finanziato su fondi di ricerca [A2] Versione BETA
2. Cliccare su “INIZIA NUOVA RICHIESTA”
3. Loggarsi con le credenziali di ateneo
4. Compilare il form, con tutte le informazioni richieste:

• tipologia di iniziativa;
• nome, afferenza e contatti del relatore;
• stime previste per eventuale compenso, e di costo per rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio;
• STG di riferimento
• fondi di ricerca da utilizzare (è prevista la possibilità di utilizzare fino a 2 fondi di ricerca, eventualmente anche un terzo di altro docente di cui occorre allegare autorizzazione).

5. Confermare i dati e proseguire.

A questo punto la richiesta viene inviata in validazione (si prega di controllare che il processo sia andato a buon fine) al/alla Preside della Classe di riferimento e successivamente viene presa in carico dalla STG competente che compila la scheda evento [B2].

L’STG effettua una valutazione di fattibilità dei fondi indicati e verifica gli importi inseriti nella richiesta. Concluso questo passaggio, il modulo, che potrebbe contenere variazioni rispetto agli importi iniziali, viene inviato al/alla titolare dei fondi per una definitiva autorizzazione.

6. Il/la titolare dei fondi può autorizzare, autorizzare con riserva o rifiutare con motivazione la richiesta di autorizzazione.
7. Una volta ottenuta da parte del titolare l’autorizzazione all’utilizzo dei fondi, la scheda invito viene inviata al Segretario Generale per la firma e al protocollo per la registrazione.

Alcune precisazioni:

• La richiesta deve essere trasmessa almeno 15 GIORNI prima della data prevista di arrivo dell’ospite e/o di svolgimento del seminario.
• Nel caso di seminari, verificare la disponibilità dello spazio (AULA) consultando la piattaforma planning prima di procedere con la richiesta. Ove lo spazio sia disponibile, richiederne la prenotazione attendendo la conferma dalle classi o dalla direzione (nel caso di Sala Azzurra e Sala Stemmi).
• Secondo la normativa italiana sono soggetti a tassazione sia il compenso che il rimborso spese (quest’ultimo solo se abbinato al compenso).
• Il CV dell’ospite è un allegato obbligatorio: provvedere in anticipo al reperimento.
• In caso di utilizzo di fondi di terzi, munirsi di autorizzazione del titolare dei fondi (allegato obbligatorio)
• Le autorizzazioni di Preside, titolare dei fondi e Segretario Generale possono essere date, date con riserva e/o rifiutate motivatamente.
• Il richiedente deve solo compilare il modulo senza fare prenotazioni a titolo personale presso Puteano o altro albergo, né richiedere i codici mensa ad altri servizi che non siano richiesti dalla STG di riferimento

Approfondimenti:

I seminari di cui sopra sono quelli disciplinati dall’art. 16 comma 1, lettera a) del regolamento per il conferimento a soggetti esterni di incarichi di prestazione d’opera (collaborazioni occasionali) che dispone:

1. Chi può fare richiesta 

i professori e i ricercatori, anche a contratto possono disporre di invitare qualificati studiosi italiani o stranieri a partecipare in qualità di relatori a convegni, workshop, incontri di studio e simili o a tenere seminari o cicli di seminari (inviti per attività seminariali e culturali);

2. Chi valida per la Scuola

Il Preside della Classe di appartenenza e il Segretario Generale se trattasi di fondi istituzionali; Il Preside della Classe, il titolare dei fondi e il Segretario Generale se trattasi di fondi di ricerca;

3. Durata e impegno richiesto all’invitato

Gli inviti a tenere cicli di seminari possono avere una durata massima di un mese, e prevedere contributi del relatore da un minimo di due ore ad un massimo di cinque ore per ogni settimana;

4. Cosa può prevedere l’invito

Al prestatore è riconosciuto un eventuale compenso, il rimborso delle spese di viaggio e l’eventuale vitto e alloggio secondo criteri e parametri determinati dal Consiglio di Amministrazione su proposta del Senato Accademico. Il Consiglio di Amministrazione nella seduta del 27 settembre 2022 ha disposto di riconoscere un compenso lordo prestatore non superiore a euro 400,00 per ogni seminario (o incontro di studio), fino a un massimo di quattro seminari nell’ambito dello stesso invito. Per eventuali ulteriori seminari nell’ambito dello stesso invito, si propone di riconoscere un compenso lordo prestatore non superiore a euro 300,00 per seminario. La Scuola può inoltre riconoscere il rimborso delle spese di viaggio e delle spese di vitto e alloggio, secondo la disciplina definita dal Regolamento per le attività negoziali.

↑ top

A chi rivolgersi per eventuali dubbi

• Per informazioni sulle regole di rimborso, scrivere all’indirizzo mail aba.personale@sns.it
• Per informazioni sull’uso dei fondi e la rendicontabilità della spesa scrivere all’indirizzo mail ricerca@sns.it o ricercaeuropea@sns.it.
• Per informazioni sulle missioni scrivere al Servizio Stipendi (stipendi@sns.it).

Per informazioni su acquisti e su quanto non espressamente indicato sopra, le vostre STG di riferimento vi daranno supporto, collaborando con gli altri uffici competenti della SNS.

↑ top