Come fare per...

Acquistare beni o servizi 

1 - Procedura ordinaria di acquisto
Per chiedere l’acquisto di beni e servizi, è necessario compilare il Modulo ordini, indicando i fondi sui quali dovrà gravare la spesa e allegando eventuali preventivi già ricevuti. Per indicazioni e supporto è possibile consultare la Struttura Tecnica di Gestione (STG) di riferimento seconda della propria area scientifica di appartenenza. La vostra STG si occuperà quindi di procedere con l’acquisto con le procedure ordinarie.
Se il valore del bene da acquistare è uguale o superiore a € 500,00 Iva inclusa, l’STG che provvede all’acquisto lo dovrà inventariare e assegnare alla persona titolare del fondo su cui grava la spesa, attraverso una procedura su Elixform. Nel caso in cui il bene fosse da assegnare a una persona diversa da quella titolare del fondo, quest'ultima dovrà anche sottoscrivere un'apposita dichiarazione, che l'STG invierà tramite la piattaforma U-Sign.
In caso di rapporto a tempo determinato, il bene dovrà essere restituito alla Scuola alla conclusione del contratto.
Riferimento normativo: Regolamento per le attività negoziali

2 - Procedura di acquisto di servizi editoriali
Per chiedere l’acquisto di servizi editoriali, è necessario seguire la procedura alla pagina Come pubblicare ad accesso aperto alla SNS.
Nel caso di spese anticipate dall'autore da rimborsare (deroga eccezionale alle modalità ordinarie di acquisto), prima di seguire la procedura, è necessario chiedere preventivamente l'autorizzazione dell'economa come descritto nel paragrafo sottostante "Procedura straordinaria di acquisto (deroga eccezionale, acquisto non programmabile e evento imprevedibile)".

3 - Procedura straordinaria di acquisto (deroga eccezionale, acquisto non programmabile e evento imprevedibile)
Nel caso in cui non fosse possibile procedere all’acquisto di beni o servizi con le procedure ordinarie descritte sopra, è possibile ricorrere all’acquisto diretto con successivo rimborso tramite fondo economale secondo i requisiti e le modalità sotto descritte.
Requisiti:

• acquisto di beni e servizi di non rilevante entità (max € 999,00 IVA inclusa);
• acquisto non programmabile e non riconducibile ai contratti di fornitura in corso (in caso di dubbi, verificare con la propria STG di riferimento);
• acquisto derivante da esigenze imprevedibili e il cui pagamento per contanti o con carta di credito sia urgente o costituisca l'unica modalità di pagamento.

Modalità di richiesta:

• Richiesta preventiva di autorizzazione - L’acquisto anticipato che per motivi di necessità e urgenza, il personale dipendente effettua in nome proprio e per ragioni istituzionali deve essere preventivamente autorizzato dall'economa. Per richiedere l’autorizzazione è necessario compilare e firmare il modulo dedicato, inserendo una motivazione per ognuno dei campi (deroga eccezionale, acquisto non programmabile e evento imprevedibile) e le coordinate contabili, previa verifica della disponibilità economica sul progetto di ricerca. Il documento,  firmato dalla persona titolare del fondo, dovrà essere inviato alla firma dell’economa Barbara Gradara tramite la piattaforma U-Sign prima di effettuare l’acquisto. L’utente che non abbia l’autorizzazione ad accedere a U-Sign o abbia bisogno di supporto per la compilazione dei dati contabili potrà contattare la STG di riferimento.
• Acquisto - Una volta ottenuta l’autorizzazione è possibile procedere all’acquisto del bene o del servizio.

• Richiesta di rimborso - L’autorizzazione dell’economa, insieme a tutte le ricevute digitali attestanti il pagamento effettuato, deve essere inviata via mail alla propria STG di riferimento. Tutti i documenti devono essere conservati fino all’avvenuto rimborso e comunque fino all'approvazione del bilancio consuntivo dell'esercizio in cui è stato eseguito il pagamento, solitamente il 30 aprile dell’anno successivo all’acquisto.

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Andare in missione

1.    Prima di partire, compilare l’incarico di missione sull’applicativo U-Web Missioni.
Ai fini assicurativi è importante che la missione su U-Web sia aperta prima dell’effettiva partenza, pena la mancata copertura sia economica che assicurativa.
Per le spese sanitarie all’estero, la Scuola stipula una copertura assicurativa e pertanto non sono ammesse a rimborso polizze stipulate privatamente se non in casi di non operatività della copertura offerta dalla Scuola.
2.    Al rientro dalla missione, compilare la richiesta di rimborso su U-Web Missioni caricando tutti i giustificativi di tutte le spese, sia quelli cartacei (scansionati o fotografati) sia quelli digitali (nel caso dei boarding pass aerei può valere la schermata del cellulare), insieme a tutte le ricevute di pagamento elettroniche. Per ottenere il rimborso delle spese sostenute, tutti i giustificativi  devono essere caricati solo sull'applicativo e non devono più essere consegnati in formato cartaceo.
Tutti i giustificativi devono essere comunque conservati fino al 30 aprile dell'anno successivo a quello di svolgimento della missione, perché possono essere previste verifiche a campione della documentazione allegata alle richieste di missione, oltre ai consueti controlli amministrativo-contabili relativi all’ammissibilità delle spese e al rispetto dei limiti.
Nel caso in cui la missione sia sottoposta a verifica, l'interessata/o riceverà la mail dal Servizio Missioni (stipendi@sns.it) con tutte le indicazioni da seguire.
La missione verrà liquidata solo dopo che saranno stati effettuati i dovuti controlli.
Per poter rendicontare le missioni nell'ambito dei progetti a finanziamento esterno (es. progetti EU, PNRR, ecc) è necessario dimostrare il collegamento scientifico tra la missione e il progetto che la finanzia. In questo caso, si dovrà allegare all’incarico di missione su U-Web Missioni (pulsante in alto a sinistra della piattaforma: Allegati) la seguente ulteriore documentazione:

• per partecipazione a conferenza/convegno: il programma dell'evento in cui figura il proprio intervento (se il programma è consultabile online, è sufficiente riportare il link al sito web) e l'abstract del talk, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract dovrà essere inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".). Nel caso di partecipazione ad un meeting del progetto di ricerca, è sufficiente allegare l’agenda del meeting;
• per collaborazione scientifica: lettera di invito o copia dello scambio di mail con l'ente ospitante (docente o ricercatore/ice di contatto), indicando in estrema sintesi l'attività da svolgere e specificando la stretta attinenza della collaborazione all'attività del progetto; allegare alla richiesta di rimborso una breve relazione sull’attività svolta, con espresso riferimento al progetto (al termine della relazione andrà inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ... code xxx...".);
• per ricerche in biblioteche/archivi o indagini sul campo: una breve relazione in cui si espongono gli obiettivi raggiunti in relazione alle attività da svolgere nel progetto (suggeriamo di inserire al termine della relazione la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".).

Qualora non si potesse produrre la documentazione prevista ai punti precedenti, il costo della missione sarà imputato sui fondi non rendicontabili "spese generali" (overhead), se disponibili. Contattare quindi il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico.

Missioni di allievi e allieve PhD: dottorande e dottorandi possono essere autorizzati a svolgere missioni fuori sede su fondi di ricerca di personale docente o di ricerca. Se la persona titolare dei fondi è diversa dal/la supervisore/a, è necessario l'accordo di quest'ultimo/a. In questo caso, l'allievo/a dovrà allegare alla richiesta di rimborso copia dello scambio di e-mail con il/la suo/a supervisore/a preliminare alla missione.

Riferimento normativo: Regolamento missioni

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Inviti per seminari o incontri di studio su fondi di ricerca

La procedura degli inviti per attività seminariali o di studio segue tre percorsi diversi a seconda della tipologia di fondo di finanziamento e del numero di inviti:

1. Fondi di ricerca: invito di 1 relatore gestito dalle STG di riferimento
2. Fondi di ricerca: inviti di 2 o più relatori gestiti dal servizio Eventi Culturali (eventiculturali@sns.it)
3. Istituzionale: inviti gestiti dalle tre Classi della Scuola (didattica@sns.it/didattica.firenze@sns.it) e dal servizio Eventi culturali (eventiculturali@sns.it)

Di seguito viene illustrata la procedura di invito per 1 relatore su fondi di ricerca:

1. Nella sezione ‘inviti’;selezionare il modulo corrispondente (Modulo di invito per seminario e/o incontro di studio finanziato su fondi di ricerca [A2] Versione BETA)
2. Cliccare su “inizia nuova richiesta”
3. Accedere con le credenziali di ateneo
4. Compilare il form, inserendo tutte le informazioni richieste:
   - tipologia di iniziativa;
   - nome, afferenza e contatti del relatore;
   - stima prevista per eventuale compenso e/o rimborso spese di viaggio, vitto e alloggio;
   - STG di riferimento;
   - fondi di ricerca da utilizzare (è prevista la possibilità di utilizzare fino a 2 fondi di ricerca, eventualmente anche un terzo di altro docente, nel qual caso occorre allegare apposita autorizzazione firmata dal docente terzo).
5. Confermare i dati e proseguire.

A questo punto la richiesta viene inviata in validazione (si prega di controllare che il processo sia andato a buon fine) al/alla Preside della Classe di riferimento e successivamente viene presa in carico dalla STG competente che compila la scheda invito [B2].
L’STG effettua una valutazione di fattibilità dei fondi indicati e verifica gli importi inseriti nella richiesta. Concluso questo passaggio, la scheda invito B2, che potrebbe contenere variazioni rispetto agli importi iniziali, viene inviata nuovamente al/alla titolare dei fondi per la definitiva autorizzazione:

1. Il/la titolare dei fondi può autorizzare, autorizzare con riserva o rifiutare con motivazione la richiesta di autorizzazione.
2. Una volta ottenuta da parte del titolare l’autorizzazione all’utilizzo dei fondi, la scheda invito viene inviata al Dirigente di Area per la firma e in seguito al protocollo per la registrazione.
    

Alcune precisazioni:

• La richiesta deve essere trasmessa almeno 15 GIORNI prima della data prevista di arrivo dell’ospite e/o di svolgimento del seminario.
• Nel caso di seminari, verificare la disponibilità dello spazio (AULA) consultando la piattaforma planning prima di procedere con la richiesta. Se lo spazio è disponibile, richiederne la prenotazione attendendo la conferma dalle Classi, o dalla Direzione (nel caso di Sala Azzurra e Sala Stemmi), o dalla STG Firenze (nel caso di inviti su fondi ricerca max 1 relatore).
• Secondo la normativa italiana sono soggetti a tassazione sia il compenso che il rimborso spese (quest’ultimo non è tassato se non abbinato al compenso).
• Il CV dell’ospite è un allegato obbligatorio: provvedere in anticipo al reperimento.
• In caso di utilizzo di fondi di terzi, munirsi di autorizzazione del/la titolare dei fondi (allegato obbligatorio, se necessaria, la dichiarazione viene predisposta su richiesta dalla Stg di riferimento)
• Le autorizzazioni di Preside, titolare dei fondi e Segretario/a Generale possono essere date, date con riserva e/o rifiutate motivatamente.
• Il/la richiedente deve solo compilare il modulo senza fare prenotazioni a titolo personale presso la foresteria SNS (Collegio Puteano) o altra residenza, né richiedere i codici mensa ad altri servizi. Sarà la STG di riferimento a provvedere.

Approfondimenti:

I seminari di cui sopra sono quelli disciplinati dall’art. 16 comma 1, lettera a) del regolamento per il conferimento a soggetti esterni di incarichi di prestazione d’opera (collaborazioni occasionali) che dispone:

1. Chi può fare richiesta 

il personale docente e di ricerca, anche a contratto, può disporre di invitare qualificate studiose e studiosi italiani o stranieri a partecipare in qualità di relatori o relatrici a convegni, workshop, incontri di studio e simili o a tenere seminari o cicli di seminari (inviti per attività seminariali e culturali);

2. Chi valida per la Scuola

Il/la Preside della Classe di appartenenza e il/la Dirigente di Area  se si tratta di fondi istituzionali; Il/la Preside della Classe, il/la titolare dei fondi e il/la Dirigente di Area se si tratta di fondi di ricerca;

3. Durata e impegno richiesto a chi si invita

Gli inviti a tenere cicli di seminari possono avere una durata massima di un mese, e prevedere contributi del relatore o relatrice da un minimo di due ore ad un massimo di cinque ore per ogni settimana;

4. Cosa può prevedere l’invito

Al prestatore o prestatrice può essere riconosciuto un eventuale compenso, il rimborso delle spese di viaggio e l’eventuale vitto e alloggio secondo criteri e massimali previsti dai egolamenti e da specifiche delibere degli Organi della Scuola Normale. 
Attualmente sono previsti i seguenti massimali:
- compenso lordo prestatre/ice non superiore a euro 400,00 per ogni seminario (o incontro di studio), fino a un massimo di quattro seminari nell’ambito dello stesso invito. Per eventuali ulteriori seminari nell’ambito dello stesso invito, si propone di riconoscere un compenso lordo prestatore/ice non superiore a euro 300,00 per seminario (rif. delibera CdA 27 settembre 2022). 
- rimborso spese viaggio, vitto (massimo € 40,00 a pasto, massimo € 80,00 al giorno) e alloggio (massimo € 200,00 a notte a persona, Iva, prima colazione e tasse soggiorno incluse), secondo quanto previsto dal Regolamento per le attività negoziali(regolamenti amministrativi e contabili).

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A chi rivolgersi per eventuali dubbi

• Per informazioni sulle regole di rimborso, scrivere all’indirizzo mail aba.personale@sns.it
• Per informazioni sull’uso dei fondi e la rendicontabilità della spesa scrivere all’indirizzo mail ricerca@sns.it o ricercaeuropea@sns.it.
• Per informazioni sulle missioni scrivere al Servizio Stipendi (stipendi@sns.it).

Per informazioni su acquisti e su quanto non espressamente indicato sopra, le vostre STG di riferimento vi daranno supporto, collaborando con gli altri uffici competenti della SNS.

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