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Guida

Come usare i fondi di ricerca

Tutte le informazioni, le procedure e i contatti utili per poter usare i propri fondi di ricerca
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Andare in missione

Cosa fare:

  1. Prima di partire, compilare l’incarico di missione sull’applicativo U-Web Missioni.
  2. Al rientro dalla missione, compilare la richiesta di rimborso a cui allegare i giustificativi elettronici di spesa. Eventuali giustificativi cartacei dovranno invece essere inviati per posta interna all’ufficio missioni in una busta chiusa su cui andrà indicato il numero identificativo (Numero richiesta) assegnato al sistema alla richiesta di rimborso.

***Ai fini assicurativi è importante che la missione su U-Web sia aperta prima dell’effettiva partenza, pena la mancata copertura assicurativa.***

Per poter rendicontare le missioni nell'ambito dei progetti a finanziamento esterno (es. progetti EU, PNRR, ecc) è necessario dimostrare il collegamento scientifico tra la missione e il progetto che la finanzia e superare così senza stralci i vari livelli di audit. 
Per questo scopo si dovrà allegare all’incarico di missione su U-Web Missioni (pulsante in alto a sinistra: Allegati) la seguente ulteriore documentazione

  • Per partecipazione a conferenza/convegno: allegare all’incarico di missione il programma dell'evento in cui figura il proprio intervento (se il programma è consultabile online, è sufficiente riportare il link al sito web) e l'abstract del talk, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract dovrà essere inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".).Nel caso di partecipazione ad un meeting del progetto di ricerca, è sufficiente allegare l’agenda del meeting. 
  • Per collaborazione scientifica: allegare all’incarico di missione copia del preventivo scambio di mail con l'ente ospitante (docente o ricercatore/ice di contatto), indicando in estrema sintesi l'attività da svolgere e specificando la stretta attinenza della collaborazione all'attività del progetto; allegare alla richiesta di rimborso una breve relazione sull’attività svolta, con espresso riferimento al progetto (al termine dell'abstract andrà inserita la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".) 
  • Per ricerche in biblioteche/archivi o indagini sul campo: allegare alla richiesta di rimborso una breve relazione in cui si espongono gli obiettivi raggiunti in relazione alle attività da svolgere nel progetto (suggeriamo di inserire al termine della relazione la seguente frase: "L'attività è stata svolta nell'ambito del progetto xxx dal titolo ".... codice xxx..."/The activities mentioned herein are performed in the framework of the project xxx, title ".... code xxx...".) 

***Qualora non si potesse produrre la documentazione prevista ai punti precedenti, il costo della missione sarà imputato sui fondi non rendicontabili "spese generali" (overhead), se disponibili. Contattare quindi il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico.***
 
Missioni di allievi e allieve PhD: allieve e allievi PhD possono essere autorizzati a svolgere missioni fuori sede su fondi di ricerca. Se il/la titolare dei fondi è diverso/a dal/la supervisore/a, è necessario l'accordo di quest'ultimo/a e solo in questo caso, l'allievo/a dovrà allegare alla richiesta di rimborso copia dello scambio di e-mail con il/la suo/a supervisore/a preliminare alla missione.
 
Riferimento normativo: 
Regolamento missioni

A chi rivolgersi per dubbi: 
Per informazioni sulle regole di rimborso, scrivere all’indirizzo mail aba.personale@sns.it
Per informazioni sull’uso dei fondi e la rendicontabilità della spesa scrivere all’indirizzo mail ricerca@sns.it o ricercaeuropea@sns.it

Chiedere il rimborso per un acquisto

La procedura di rimborso è una procedura straordinaria di deroga alle ordinarie modalità di acquisto ed è da effettuarsi, come da regolamento, solo per esigenze imprevedibili e per le quali il pagamento in contanti o con carta di credito sia urgente o costituisca l’unica modalità di pagamento e dopo autorizzazione amministrativa preliminare all’acquisto.
Cosa fare:

  1. Chiedere preliminarmente il nulla osta a procedere all’acquisto diretto, tramite invio all’Economo (aba.sbc@sns.it) di apposito form compilato.
  2. Solo successivamente all’autorizzazione, compilare sull’applicativo Ser.Se la richiesta di rimborso, completa di giustificativo elettronico di spesa e del nulla osta. Se il giustificativo è cartaceo, dovrà essere inviato per posta interna al Servizio Bilancio e Contabilità in una busta chiusa su cui andrà indicato il numero identificativo assegnato da Ser.Se alla richiesta di rimborso. 

***Il limite massimo per ciascun acquisto è fissato in euro 999,00, comprensivo dell’IVA***

Riferimento normativo:
Regolamento gestione fondo economale

Acquistare beni o servizi

Compilare la richiesta di acquisto sul FORM STG allegando il/i preventivo/i di spesa e indicando i fondi sui quali la spesa andrà a gravare.
Per indicazioni e supporto relativo ad acquisti per le Classi di Scienze e di Lettere e filosofia, consultare la 
STG di riferimento.
Per indicazioni e supporto relativo ad acquisti (solo su fondi di ricerca) per la Classe di Scienze Politico Sociali, rivolgersi al Servizio Gare e acquisti o all'indirizzo mail acquisti@sns.it (si tratta di una soluzione temporanea, poiché a breve sarà costituita una STG per la sede di Firenze).
 
Riferimento normativo:
Regolamento delle attività negoziali

Assumere personale a contratto

Per indicazioni e supporto alla richiesta di attivazione e rinnovo di Contratti di ricerca e Assegni di ricerca, attivazione di collaborazioni coordinate e continuative (co.co.co), prestazioni occasionali o collaborazioni professionali (liberi professionisti con partita IVA individuale) rivolgersi al Servizio Personale a contratto o all’indirizzo mail job.opportunities@sns.it.

I modelli di richiesta di attivazione personale a contratto sono scaricabili dalla pagina web dedicata alla Modulistica generale, nella sezione “Modulistica per docenti, ricercatori e ricercatrici”.

***È possibile attivare Assegni di Ricerca (attualmente in regime di proroga) fino al 31 dicembre 2023, solo se programmati dagli Organi della Scuola Normale entro luglio 2023***

Invitare studiosi e studiose di altre istituzioni

Per indicazioni e supporto alla richiesta di inviti a studiose e studiosi qualificati, italiani o stranieri, rivolgersi al 
Servizio Attività didattiche o all indirizzo mail classi@sns.it.

Organizzare convegni e workshop

Per indicazioni e supporto alla richiesta di organizzazione di convegni, giornate di studio o workshop presso la sede di Pisa rivolgersi al Servizio Eventi culturali e career services o all’indirizzo mail eventiculturali@sns.it; in caso di eventi  con sede a Firenze rivolgersi al Servizio Eventi e gestione del Polo o all’indirizzo mail eventiculturali.firenze@sns.it.
Il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico fornirà indicazioni specifiche per il rispetto delle regole dei fondi di ricerca.

Presentare una proposta in risposta ad una call competitiva

Il Servizio Ricerca supporta il personale (docenti, ricercatori e ricercatrici, assegnisti e assegniste di ricerca, perfezionande e perfezionandi: in breve, i/le proponenti) che intende presentare una richiesta di finanziamento a un soggetto terzo, pubblico o privato, nazionale o estero, per la realizzazione di un progetto di ricerca.

Per proposte in risposta a call Horizon Europe ERC o MSCA, e tutti gli altri tipi di call, prendere contatto con il Servizio Ricerca, fornendo le informazioni – anche provvisorie – relative al progetto, tramite la compilazione di specifici form.

Le informazioni fornite vengono elaborate dal Servizio Ricerca e sottoposte alla valutazione degli organi della Scuola (cioè la Commissione Ricerca ed eventualmente anche la Classe accademica di riferimento) che ne verificano anche la rispondenza agli indirizzi e alle linee di sviluppo della Scuola.

Riferimento normativo: 
Regolamento ricerca, art. 6

Per la costruzione del budget di progetto, i costi del personale di ricerca sono consultabili tra i Documenti e moduli del servizio stipendi, cercando – nelle tabelle stipendiali classificate come “regime previgente (D.P.R. n. 232/2011) o “nuovo regime” (Legge 240/2010) – il costo annuo in base a:

  • Inquadramento contrattuale (prof. Ordinario/a, prof. Associato/a, ricercatore/ice t. determinato)
  • Tempo di impiego (pieno o definito) 
  • Classe triennale di inquadramento. 

Per ogni chiarimento sul tema rivolgersi al Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico o all'indirizzo mail ricerca@sns.it