Linee guida della comunicazione interna

Premessa

La comunicazione interna è uno strumento essenziale per la comunità: serve a diffondere in modo chiaro e tempestivo le informazioni rilevanti, contribuisce a promuovere il senso di appartenenza e a facilitare il lavoro quotidiano di tutte le persone che fanno parte della Scuola Normale Superiore.
Questo testo si inserisce nel più ampio quadro delle Linee guida della comunicazione della Normale, adattandone i principi all’ambito specifico della comunicazione interna. Tutta la comunicazione della Scuola Normale, inoltre, si attiene ai valori espressi nel Codice etico e nel Codice di comportamento.

Principi guida

• Chiarezza: la comunicazione deve essere comprensibile e sintetica, priva di tecnicismi inutili e di ambiguità.
• Trasparenza: le informazioni devono essere complete, accessibili e coerenti con le finalità e i valori della Scuola.
• Accoglienza: il linguaggio deve essere rispettoso, non discriminatorio, aperto alla pluralità di ruoli, provenienze ed esperienze che compongono la comunità (secondo la Guida SNS all’uso del linguaggio esteso). 

Obiettivi della comunicazione interna

La comunicazione interna ha lo scopo di:

• Trasmettere in modo efficace informazioni operative, organizzative e istituzionali a tutte le componenti della comunità.
• Favorire la partecipazione alle attività della Scuola Normale.
• Supportare il coordinamento tra uffici, docenti, ricercatrici e ricercatori, studentesse e studenti, personale tecnico-amministrativo, collaboratori e collaboratrici.
• Prevenire fraintendimenti e sovrapposizioni informative.

Canali della comunicazione interna

Policy di utilizzo dei canali

Siti Web

• Contenuti: devono essere aggiornati, coerenti con le finalità informative e redatti nel rispetto delle Linee guida della comunicazione della Scuola Normale Superiore.
• Tono di voce: formale, ma accogliente, nel rispetto della Guida SNS all’uso del linguaggio esteso.
• Design: deve rispettare la identità visiva SNS; ogni nuova sezione o aggiornamento rilevante va concordato con l’Ufficio Comunicazione.

Email

• Contenuti: devono essere sintetici, con oggetto chiaro; gli allegati vanno inviati solo se indispensabili.
• Lingua: le comunicazioni alla comunità devono essere redatte in italiano e inglese, fanno eccezione quelle indirizzate unicamente al PTA
• Tono di voce: cordiale, professionale, accogliente.
• Firma: obbligatoria; deve riportare ruolo, struttura, contatti.
• Out of office: va attivato in caso di assenza prolungata, con eventuale indicazione di recapiti alternativi.
• Tempi di invio: preferibilmente nei giorni lavorativi, tra le 8:00 e le 17:00. Si raccomanda perciò l’uso della programmazione dell’invio, tranne per comunicazioni urgenti.

Chat Gmail

• Contenuti: Le chat non sostituiscono l’email per comunicazioni ufficiali.
• Tono di voce: informale, ma rispettoso.
• Orari: se possibile, evitare invii al di fuori dell’orario d’ufficio. Ricordare di impostare il proprio status, così da rendere nota la propria reperibilità o meno. 

Meeting online

• Invio link: deve avvenire con anticipo, meglio se tramite Calendar, riportando oggetto e ordine del giorno.
• Orari: compatibili con il tempo di lavoro delle diverse componenti.
• Comportamento: si consiglia di attivare la videocamera se possibile, spegnere il microfono quando non si deve intervenire, utilizzare lo strumento “alza la mano” per chiedere la parola.

Liste mail

• Partecipanti: sono create automaticamente, distinte per ruoli (docenti, PTA, allieve e allievi ordinari, PhD, ricercatori e ricercatrici ecc.). Non sono soggette a moderazione.
• Contenuti: devono essere utilizzate solo per comunicazioni istituzionali e operative.
• Mittenti: le comunicazioni alla comunità sono inviate dagli organi o dalle strutture competenti e responsabili delle informazioni. Avvisi ufficiali di carattere generale e relativi a cerimonie istituzionali devono essere inviati da direzione@sns.it  
• Tono di voce: formale e accogliente, nel rispetto della Guida SNS all’uso del linguaggio esteso.
• Orari: evitare l’invio in orari serali o festivi.

Gruppi mail

• Partecipanti: la partecipazione è volontaria. Non sono soggetti a moderazione.
• Contenuti: comunicazioni su temi e interessi condivisi.
• Tono di voce: informale, rispettoso e accogliente, anche in caso di disaccordo, nel rispetto della Guida SNS all’uso del linguaggio esteso.
• Orari: evitare l’invio in orari serali o festivi.
• forum.sns@sns.it: il gruppo è dedicato alla libera discussione tra i membri della comunità SNS. Tutte e tutti gli utenti con account istituzionale possono, in qualsiasi momento, attivare/disattivare l’iscrizione in completa autonomia. 

Digital signage

• Utilizzabile su richiesta all’Ufficio Comunicazione.
• Contenuti brevi, di interesse generale, validi per brevi periodi.

Poster e flyer

• Progettazione da richiedere con congruo anticipo all’Ufficio Comunicazione, tramite form  https://forms.sns.it/rwe2/default.jsp.
• Devono essere affissi negli appositi spazi adibiti nelle aree comuni.

Canali Telegram istituzionali

Si propone di attivare canali ufficiali SNS per specifici temi:

• Eventi culturali
• Servizi didattici
• Comunicazioni EELISA

Ogni canale sarà gestito da referenti interni, con messaggi brevi e informativi. Non è prevista interazione diretta (solo canali, non gruppi).

Social media policy interna

I social network sono spazi pubblici e di relazione, per questo tutta la comunità SNS, nella gestione dei propri account personali, deve impegnarsi a mantenere un comportamento corretto e rispettoso dell’istituzione che rappresenta, osservandone il Codice etico. 
Il personale dipendente della Scuola Normale Superiore, inoltre, è tenuto a rispettare il Codice di comportamento, con riferimento particolare agli articoli 11-bis (Utilizzo delle tecnologie informatiche) e 11-ter (Utilizzo dei mezzi di informazione e dei social media). 

Conclusioni e aggiornamenti

Queste linee guida sono uno strumento dinamico: saranno aggiornate periodicamente in base all’evoluzione degli strumenti, alle esigenze della comunità e ai feedback ricevuti.
Chiunque può proporre modifiche o segnalare criticità scrivendo all’indirizzo comunicazione@sns.it.